Aquí trataremos un tema que sorprende y que llama mucho la atención a Rectores y Directivos a cargo de instituciones educativas.
«Espacios no explorados» es una forma de decir, pero muchas veces son realmente desconocidos, lo que genera un gran impacto e ilumina (y potencia) el pensamiento estratégico de los líderes.
Afirmar que puedes hacer una eficiencia del 20 a 40% en costos; mejorar la oferta de las asignaturas para hacer match con la necesidad de cursado de tus estudiantes; o hasta incrementar el valor hora de pago a docentes se convierten en momentos de verdad los cuales utilizamos para impulsar a las instituciones con las cuales colaboramos.
¿Interesante no?
Si nos acompañas, nos adentraremos en lo que es la planificación y gestión académica estratégica, y sus componentes.
¿Qué es la planificación y gestión académica estratégica?
La planificación y gestión académica estratégica se refiere al un conjunto de acciones planificadas y coordinadas que se llevan a cabo para asegurar una gestión eficiente y efectiva de los recursos académicos y presupuestarios de una institución educativa. Muchas de ellas son las que ocurren fuera del hecho educativo, y que son esenciales para que este se lleve a cabo con éxito.
Desde ImpulsED consideramos que existen dos grandes agrupaciones que nuclean estas actividades. Una de ella es el diseño estratégico, performance y gestión académica. La otra es el desarrollo y potenciación del vínculo docente. Ambas caras de la misma moneda.
¿Profundizamos?
Diseño estratégico, performance y gestión académica
Y es aquí donde ponemos a la inteligencia educativa al servicio de las instituciones y de toda la comunidad. Desde ImpulsED consideramos que esta es una unidad clave dentro de las instituciones de educación ya que aboga por la excelencia de los procesos que sustentan lo mas preciado para todos: la enseñanza. 9 de cada 10 instituciones educativas que acompañamos han implementado este modelo luego de reconocer su impacto. ¿Impactante no?
Analicemos sus sub-actividades.
1. Diseño estratégico
Y con ello hacemos referencia al diseño estratégico de la oferta de asignaturas. Poder tener claridad de las proyecciones de asignaturas, las probabilidades de cursado, el costo asociado a la proyección y la visibilidad integral del proceso de los estudiantes matriculados y no matriculados, es clave en las instituciones de educación.
A lo largo de nuestra experiencia nos hemos encontrado con Instituciones que programan 2 asignaturas iguales para una misma sede con diferentes cantidades (baja) de estudiantes, duplicando así costos docentes. También nos hemos encontrado con docentes de alto expertiz sub-utilizados en asignaturas de formación transversal de primer ingreso. Y si bien existen muchos otros escenarios, todos ellos nos dejan ver, y se manifiesta así por los propios líderes, una falta de estrategia en la asignación y uso de recursos de todo tipo (infraestructura; presupuesto; recurso humano; entre otros).
Pero, ¿qué se hace desde el departamento de diseño estratégico? Alguna de sus actividades son:
- Se planifica y establecen los parámetros básicos del diseño de la oferta.
- Se genera la planificación con los insumos necesarios.
- Se establecen indicadores de medición que aseguran una oferta acorde.
- Se establece un plan de mejora bajo una evaluación permanente de:
- Indicadores de oferta
- Indicadores financieros
- Indicadores de matricula
- Se definen paquetes de asignaturas por perfil docente.
- Se crea el mapa de asignación docente para esa oferta.
Contar en el equipo con una estructura que tenga el objetivo de articular de manera innovadora y sostenible políticas que refuercen el compromiso institucional con la formación de calidad y la disponibilidad de planes de educación continua es clave. En otras palabras, contar con un equipo que busque desarrollar estrategias creativas y sostenibles que permitan mejorar la calidad y la disponibilidad de la oferta educativa continua de la institución, es un must. No solo desde el aspecto de una oferta adecuada, sino desde el presupuestario.
2. Performance
Muchas instituciones pierden de vista la importancia del éxito del estudiante. Pero ese éxito incluye muchos aspectos como son la continuidad en su programa; su tasa de aprobación de asignaturas; su satisfacción con la institución; su involucramiento con las actividades de extensión; entre otras.
Pero hay indicadores que se relacionan directamente con este éxito, y uno de ellos es su performance académico. De acuerdo a estudios realizados, y en nuestra propia experiencia, la tasa de aprobación de asignaturas (más aún en las de especialidad) tiene una incidencia directa con la continuidad estudiantil.
Este es el momento revelador y mas apreciado por los Rectores, Financieros y unidades académicas al lograr ver una relación entre la académica, finanzas y el desarrollo institucional.
Hemos demostrado que reduciendo en un -16% la tasa de reprobación de una materia, la rematricula de los estudiantes que reprobaban la misma se incrementa en un 51%. ¿Increíble no? Ahora traslada esos números a la inversión para captación de estudiantes y su ROI e indicadores financieros. Realmente potente.
Lo importante es la estratégica académica que se desarrolle para trabajar sobre estos obstáculos de aprendizaje asegurando la calidad académica y los objetivos de aprendizaje. ¡Todo un desafío!
3. Gestión académica
La gestión académica involucra todas aquellas actividades de backoffice que aseguran un fluir en lo administrativo y operativo. Lo importante del departamento es la centralización de las actividades para lograr un criterio de gestión único para toda la institución, contemplando que generalmente existen diferentes sedes, facultades e interlocutores que no comparten necesariamente el mismo objetivo en común.
Alguna de las actividades que lidera este departamento son:
- Liderar el proceso administración, de comunicación y seguimiento de la asignación docente y contratación.
- Coordinación de proyectos académicos transversales
- Implementación de mejoras sistémicas hacia lo interno de procesos
Desarrollo y potenciación del vínculo docente
Otro aspecto clave que muchas veces necesita desarrollo es nuestro plan de transformación para los actores claves de nuestro proceso, los docentes.
Si bien los estudiantes son el centro de nuestra misión y visión en la mayoría de los casos, son los docentes los que tienen la responsabilidad de forjar esas habilidades y competencias que le permitirán a nuestros futuros graduados intervenir el mundo que nos rodea. Y bajo esa gran responsabilidad, siempre debe existir un equipo y un plan de desarrollo que nos permita colaborar con los docentes en pro de su profesionalización y gestión.
Y dejamos aquí algunas preguntas que pueden orientarnos en la importancia de esta función:
- ¿Tienen tus docentes un equipo que los acompaña ante cualquier necesidad o eventualidad que atraviesen?
- ¿Tienes un sistema de alertas que te permita acompañar la gestión de tus docentes y asegurarte el éxito de su desarrollo académico?
- ¿Posees un modelo de evaluación docente que integre la mirada del estudiante, la visión de un par y la mirada del propio docente en pro de la mejora continua?
- ¿Posees una estrategia de relacionamiento y retroalimentación con tu cuerpo docente?
- Tus docentes, ¿pueden expresar sus inquietudes, necesidades y alegrías a través de un instrumento que potencie el desarrollo institucional?
Son estos algunos de los aspectos que son esenciales en el desarrollo de nuestra planta docente. Un modelo de gestión que integre estas dimensiones es clave para asegurarte de que cuentas con los mejores, y que estas trabajando en pro de la calidad académica.
Ideas de cierre
La planeación y gestión académica estratégica tiene un rol crítico en la inteligencia de negocio puesta al servicio del desarrollo académico.
No pensar en ella como un departamento o rol estipulado, es sacar la atención al proceso mas importante dentro de una institución. A través de diversas técnicas y estrategias basadas en la gestión de datos y procesos, la evaluación continua del progreso de los estudiantes, la enseñanza personalizada y el enfoque en el desarrollo de habilidades puede tener un punto de encuentro con muchos indicadores duros relacionados a áreas que nunca antes habíamos pensado como líderes.
Y en tu institución, ¿existe una estrategia sólida de planificación y gestión académica? ¡Hablemos!
