El mundo actual está en constante cambio, desde los estilos de liderazgo hasta la tecnología; desde las estructuras hasta la forma en como nos relacionamos. Y las instituciones educativas no son ajenas a esto, debiendo adaptarse a estos cambios para poder sobrevivir y prosperar.
Es por ello que la gestión del cambio es un proceso básico y radical que ayuda a las organizaciones a gestionar de manera efectiva estas adaptaciones tan necesarias para seguir vigentes en el mundo en el que nos encontramos. La gestión del cambio es un proceso complejo que requiere de una planificación cuidadosa y de la participación de todos los miembros de la organización. El objetivo de la misma es garantizar que el cambio se implemente de manera exitosa y que se minimicen los riesgos asociados al mismo.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
No es solo importante, sino que se transforma en un proceso clave de gestión. Aquella institución que no gestiona el cambio adecuadamente, tenderá sin dudas a un fracaso en la implementación de su visión o necesidad. Aquí algunos puntos importantes del motivo de su importancia:
- Para garantizar el éxito del cambio: La gestión del cambio ayuda a garantizar que el cambio se implemente de manera exitosa y que se cumplan los objetivos previstos.
- Para minimizar los riesgos asociados al cambio: La gestión del cambio ayuda a minimizar los riesgos asociados al cambio, como la resistencia al cambio, la interrupción de las operaciones o la pérdida de productividad.
- Para mejorar la comunicación y la colaboración: La gestión del cambio ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros de la organización, lo que es esencial para el éxito del cambio.
Siempre debemos considerar que el cambio es liderado por personas, y toda persona que se enfrenta a un cambio reacciona con estrés actuando primordialmente desde nuestro cerebro menos evolucionado, el reptiliano.
Es por ello, que desde ImpulsED reafirmamos la incorporación de las siguientes distinciones:
- Las personas no se resisten al cambio en sí, sino a la incertidumbre que provoca el cambio
- Las resistencias al cambio no hay que vencerlas, hay que asumirlas y gestionarlas
- Las personas no se resisten al cambio estructural o técnico, sino a los cambios en los patrones conductuales (Problema adaptativo)
¿Cuáles son los beneficios de la gestión del cambio?
La gestión del cambio ofrece una serie de beneficios para las organizaciones, entre los que se encuentran:
- Mejora de la competitividad: Las organizaciones que son capaces de gestionar el cambio de manera efectiva son más competitivas.
- Aumento de la productividad: La gestión del cambio puede ayudar a aumentar la productividad de la organización.
- Mejora de la satisfacción de los clientes: La gestión del cambio puede ayudar a mejorar la satisfacción de los clientes.
- Mejora del clima laboral: La gestión del cambio puede ayudar a mejorar el clima laboral de la organización.
¿Cuáles son los pasos de la gestión del cambio?
Existen muchos modelos o enfoques para gestionar el cambio. El modelo que nos ha dado mayores resultados es el ADKAR.
El modelo ADKAR es un modelo de gestión del cambio orientado a objetivos para guiar el cambio individual y organizacional. Creado por el fundador de Prosci Jeff Hiatt, ADKAR es un acrónimo que representa los cinco resultados que un individuo debe alcanzar para que el cambio tenga éxito: la conciencia, el deseo, el conocimiento, la capacidad, reforzamiento.
- Conciencia de la necesidad del cambio (AWARNES)
Ningun cambio será posible si los colaboradores no comprenden y estan convencidos de que es necesario cambiar. Explicar que cambiará, por que esta sucediendo el cambio y cuales son los riesgos de no hacerlo, ayudará a generar conciencia sobre la necesidad del cambio.
No debemos avanzar si tenemos colaboradores que no estan convencidos de que cambiar es necesario. Si lo hacemos, el cambio no será del todo genuino y volveremos a las metodologías de cambios anteriores.
- Motivación para participar y apoyar el cambio (DESIRE)
Consiste en generar el deseo y motivación para que los colaboradores participen del cambio. Una forma de lograrlo es haciendo explicito los beneficios que obtendrá la empresa, los diferentes equipos de trabajo y cada persona. Un colaborador se motivará a cambiar cuando perciba que la nueva forma será mas beneficiosa que la actual.
- Conocimiento para saber como cambiar (KNOWLEGED)
Para cambiar no solo se requiere estar convencido o tener ganas de hacerlo, también precisamos los conocimientos para desarrollar el cambio. Identificar los conocimientos específicos que se requieren por cada cambio; antes, durante y después de la transición, ayudan a superar esta fase. Es decir, abarca todo lo relacionado con lo necesario para llevar a cabo la transformación como son los procesos, los comportamientos, los recursos disponibles y las habilidades, entre otras.
- Habilidades y conductas para poder cambiar (ABILITY)
Desarrollar las conductas y habilidades que se necesitan es parte fundamental y esto se logra cuando se identifican las que se requieren por cada cambio, y se da la oportunidad primero en ambientes controlados, de practicar una y otra vez las conductas nuevas que queremos implementar.
- Refuerzo para mantener el cambio (REINFORCEMENT)
Aunque no suele usarse, es un aspecto clave. Consiste implementar mecanismos que sostengan el cambio. Reconocimientos, incentivos o casos de éxito temprano son ejemplos de estrategias que pueden usarse para reforzar.
¿Cuáles son los desafíos de la gestión del cambio?
La gestión del cambio puede enfrentar una serie de desafíos, entre los que se encuentran:
- Resistencia al cambio: La resistencia al cambio es uno de los principales desafíos de la gestión del cambio.
- Incertidumbres: La gestión del cambio se enfrenta a una serie de incertidumbres, como la incertidumbre sobre los resultados del cambio o la incertidumbre sobre el comportamiento de los miembros de la organización.
- Complejidad: La gestión del cambio es un proceso complejo que requiere de la participación de todos los miembros de la organización.
¿Cómo superar los desafíos de la gestión del cambio?
Para superar los desafíos de la gestión del cambio, desde ImpulsED sugerimos trabajar en los siguientes focos:
- Construir una coalición de apoyo: Es importante contar con el apoyo de los líderes de la organización y de los miembros clave de la organización.
- Comunicar de manera efectiva: La comunicación es esencial para gestionar el cambio de manera efectiva.
- Establecer un plan de contingencia: Es importante tener un plan de contingencia para abordar los desafíos que puedan surgir durante el proceso de cambio.
Algunos consejos para la gestión del cambio en organizaciones:
- Involucrar a los miembros de la organización desde el principio: El cambio es más probable que tenga éxito si los miembros de la organización se sienten involucrados en el proceso.
- Comunicar de manera clara y constante: La comunicación es esencial para gestionar el cambio de manera efectiva.
- Ser flexible y adaptable: Los cambios son inevitables, por lo que es importante ser flexible y adaptable a los cambios inesperados.
En nuestra experiencia acompañando a instituciones en sus procesos de transformación cultural, observamos que los líderes cumplen un papel crítico en este proceso.
Independientemente de las clases de cambio en que la gente se vea inserta, hay ciertos patrones de respuestas que ocurren y vuelven a ocurrir.
Es importante que los líderes de cambio entiendan algunos de estos patrones, ya que ellos son resultados normales del proceso de cambio.
El entendimiento de ellos permite que los líderes eviten reaccionar de forma exagerada a los comportamientos de las personas que, a veces, parecen reaccionar de modos misteriosos, no adaptables.
Recordemos:
- Los cambios organizacionales no deben dejarse al azar o la improvisación. Deben planificarse adecuadamente.
- Un proceso bien conducido de cambio implica lograr una transformación personal, que haga a las personas mas flexibles.
- Todos los aspectos de cambio de una organización se deben llevar a cabo en colaboración con los involucrados.
- Para que se produzca el cambio en cualquier organización, todos sus miembros tienen que empezar a pensar, sentir o hacer algo de manera diferente
- Los profesionales que coordinan equipos de trabajo están llamados a ser los CONDUCTORES Y LIDERES de los procesos de Cambio
